Question de Spams

• Emails et Spams
• Les règles d'envois de courriels (la "Netiquette")
• Tester si mon courriel sera détecté comme spam

Emails et Spams

_{Vérifiez les indésirables / spams et marquer un courrier comme … désirable}

Les différents filtres de réception d’emails marquent parfois des messages comme spam alors que ce n’est pas le cas. Le comportement n’est que partiellement modifiable au niveau du domaine (globalement), par contre, vous pouvez aisément modifier ce comportement dans Outlook.

Pour ce faire, rendez-vous dans le dossier indésirables et faites un clic droit pour accéder aux options. Ci-dessous les options les plus simples permettent de gérer 80% des besoins.

Ne jamais bloquer l’expéditeur: la personne qui vous a envoyé ce message ne sera plus jamais bloquée à l’avenir,

Ne jamais bloquer le domaine de l’expéditeur : toutes les personnes qui ont un email chez le même prestataire (ce qui est après le @) ne seront jamais bloquées. à **ne pas utiliser avec des messageries non professionnelles ! **(@gmail.com, @msn. com, @hotmail.fr, @orange.fr, etc.)

Ne jamais bloquer ce groupe/liste de diffusion: ne marque pas comme spam un message envoyé à de nombreuses personnes. Le saviez-vous ? codir@cc-saverne.fr, siege@cc-saverne.fr, etc. sont des listes de diffusion.

_{Vérifier que mon email ne sera pas compris comme un indésirable}

Cette vérification est particulièrement utile lorsque vous prévoyez d’envoyer un message à un nombre important de personnes (tout en se rappelant que Outlook n’est pas fait pour cela). On peut aussi vérifier si nos habitudes de rédaction ou d’usages sont correctes de temps en temps. Pour ce faire, on peut envoyer un email au service Mail Tester :

https://www.mail-tester.com

N’envoyez un mail que s’il a un bon score si vous voulez vraiment qu’il arrive, et soit lu !

Les règles d'envois de courriels (la "Netiquette")

Qu'est ce que la Netiquette ?

Ce sont l'ensemble des règles informelles concernant à la fois l'usage et la technique, permettant une communication harmonieuse sur Internet, et par courriels.

Elles sont édictées plutôt pour permettre une communication harmonieuse et sans problèmes, ni technique, ni d'usage.

Le saviez-vous ? la Netiquette est décrite dans ce document https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855 et date déjà de 26 ans ! 

Pourquoi des règles pour mon courrier électronique ? Je préfère faire comme je veux !

Certes, on a une grande liberté d'usage avec les emails et Internet en règle générale, mais ces règles permettent une communication plus harmonieuse, permettant à la fois une meilleure compréhension par les correspondants (puisque ces règles sont communes à tous), mais aussi pour ne pas aller au devant de soucis usuels (se faire détecter comme émetteur de spam par exemple)

Les règles de la Netiquette appliquées aux courriels

Nous avons choisi de présenter la netiquette plutôt sous un angle pratique, pour permettre une meilleure compréhension

La politesse et le respect sont des règles essentielles

Comme à l'écrit - papier - ou en conversation, il faut respecter dans la rédaction des courriels un vocabulaire correct, faire des phrases, se relire pour éviter les fautes d'orthographe, se saluer.

impact pour mes courriels : un logiciel antispam reconnait de mieux en mieux l'orthographe. Une mauvaise orthographe est la signature de nombreux spams.... additionné à d'autre, cela peut dégrader votre score de spam !

L'envoi de fichiers joints

L'envoi de fichiers joint doit être absolument limité, il faut toujours préférer l'envoi d'un lien lorsque c'est possible. S'il est impossible de faire autrement, privilégiez un document compressé et/ou des formats de fichier ouvert (pas de fichier .docx, mais .odt, pas de .xlsx mais des .ods, etc.). La taille des fichiers joints ne devrait pas dépasser 5Mo (il ne faut pas oublier que tous les prestataires n'ont pas les mêmes capacité au traitement des pièces jointes !)

impact pour mes courriels : Si la pièce jointe est trop lourde, le destinataire ne recevra pas le mail. Une pièce jointe est facilement contaminée par un virus, cela représente un risque. De ce fait, le score de spam des mails avec des pièces jointes est toujours dégradé.

Le saviez-vous ? Vous pouvez utiliser https://grimpel.cc-paysdesaverne.fr pour déposer vos fichiers ! De plus, vous avez des options de sécurisation complémentaires...

Courriel à plusieurs destinataires

Lorsqu'un mail concerne plusieurs destinataires, il faut respecter plus de règles...

• On n'indique JAMAIS dans les champs A: ou Cc: des adresses emails de personnes qui ne se connaissent pas entre elles.
• On place les listes de diffusion TOUJOURS dans le champ A: (en effet, des prestataires refusent l'envoi de courriels à large diffusion en utilisant les autres champs). Par ailleurs, si l'envoi se fait à une liste de diffusion, NE PAS EN AJOUTER DAVANTAGE (en effet, si une personne se trouve dans les 2 listes de diffusion, elle va recevoir le message en double, par ailleurs, cela va inciter les logiciels antispam à marque votre courriel comme spam)
• Si le courriel concerne des destinataires qui ne se connaissent pas entre eux, on utilise TOUJOURS le champ CCi: (copie cachée invisible). Le champ A: n'est pas nécessairement complété.

impact pour mes courriels : le non respect des usages ci-dessus, ainsi que l'envoi d'un mail à un grand nombre de destinataires, qui plus est si certains sont en doublon, va très vite marquer votre mail comme indésirable...

Le saviez-vous ? Vous n'avez pas le droit de transférer un courriel vous étant personnellement adressé à un tiers, sans le consentement de l'émetteur du courriel : seul les courriels adressés à une adresse institutionnelle ou émis par cette dernière devraient pouvoir être transférés

En conclusion, le respect de ces quelques règles peut vous éviter bien des désagréments.

Tester si mon courriel sera détecté comme spam

Votre courriel arrive régulièrement dans les spams de vos correspondants ? Que faire ?

Nous vous présentons ci-après l'usage de www.email-tester.com pour tester votre courriel. Mais assurez-vous déjà de respecter la Netiquette ! Si votre courriel est adressé à un grand nombre de correspondants, qu'il comporte des pièces jointes, que son contenu comprend une signature email lourde avec des images, il est normal qu'il arrive dans les spams (car c'en est un) !

1ere étape : rédigez votre courriel

Avant de tester si votre courriel sera un spam, rédigez-le complètement, tel qu'il sera envoyé à votre destinataire final. Ajoutez les pièces jointes si vous prévoyez d'en envoyer, Bref, il doit être celui que vous souhaitez envoyer à votre correspondant.

2nde Etape : ouvrez www.email-tester.com

En parallèle de votre courriel, ouvrez la page https://www.email-tester.com et copiez l'adresse courriel aléatoire qui est affichée. NE REFERMEZ PAS CETTE PAGE AVANT L'OBTENTION DE VOS RESULTATS !

3ème étape : envoyez votre courriel à l'adresse de test

Envoyez simplement votre email à l'adresse qui vous a été donnée à l'étape 2, afin que mail-tester puisse vérifier et analyser à la fois la forme de votre courriel, mais également un certain nombre de points techniques.

Dernière étape : vérifier votre score !

Dans la fenêtre de www.email-tester.com, cliquez sur le bouton "Ensuite, vérifiez votre score". Email-tester va alors analyser votre email et vous donner un score, ainsi que des explications.

Vous voyez ici que mon score n'est pas parfait, en effet, sur le message de test, je n'ai pas parfaitement respecté la Netiquette, ainsi :

1. Mon objet est en majuscules (n'oubliez pas : les majuscules, c'est quand on crie !) ce qui me fait perdre 0.3pts
2. Le corps de mon message contient une signature avec une grosse image : le bandeau de Noël, or cela ne respecte pas non plus la règle (et occupe beaucoup de place sur les boites email), ce qui me fait perdre 0.5pt

Email-Tester indique également que je ne suis pas parfaitement authentifié, mais ne me fait pas perdre de point pour cela. En effet, cette erreur est propre aux services de Microsoft365 et ne peut pas être corrigée car elle est inhérente au fonctionnement de Exchange365. C'est pourquoi je ne perds quand même pas de points.

Votre score est supérieur à 9 ? Pas mal, vous pouvez envoyer votre email sans risque. En revanche, en dessous de 8 - ou moins - votre correspondant risque de ne pas le recevoir. Appliquez les corrections demandées avant de réessayer !

Astuce ! Vous ne recevez pas de courriel d'un de vos correspondants ? Demandez-lui de faire le test ! ;-)