Les règles d'envois de courriels (la "Netiquette")
Qu'est ce que la Netiquette ?
Ce sont l'ensemble des règles informelles concernant à la fois l'usage et la technique, permettant une communication harmonieuse sur Internet, et par courriels.
Elles sont édictées plutôt pour permettre une communication harmonieuse et sans problèmes, ni technique, ni d'usage.
Le saviez-vous ? la Netiquette est décrite dans ce document https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855 et date déjà de 26 ans !
Pourquoi des règles pour mon courrier électronique ? Je préfère faire comme je veux !
Certes, on a une grande liberté d'usage avec les emails et Internet en règle générale, mais ces règles permettent une communication plus harmonieuse, permettant à la fois une meilleure compréhension par les correspondants (puisque ces règles sont communes à tous), mais aussi pour ne pas aller au devant de soucis usuels (se faire détecter comme émetteur de spam par exemple)
Les règles de la Netiquette appliquées aux courriels
Nous avons choisi de présenter la netiquette plutôt sous un angle pratique, pour permettre une meilleure compréhension
La politesse et le respect sont des règles essentielles
Comme à l'écrit - papier - ou en conversation, il faut respecter dans la rédaction des courriels un vocabulaire correct, faire des phrases, se relire pour éviter les fautes d'orthographe, se saluer.
impact pour mes courriels : un logiciel antispam reconnait de mieux en mieux l'orthographe. Une mauvaise orthographe est la signature de nombreux spams.... additionné à d'autre, cela peut dégrader votre score de spam !
L'envoi de fichiers joints
L'envoi de fichiers joint doit être absolument limité, il faut toujours préférer l'envoi d'un lien lorsque c'est possible. S'il est impossible de faire autrement, privilégiez un document compressé et/ou des formats de fichier ouvert (pas de fichier .docx, mais .odt, pas de .xlsx mais des .ods, etc.). La taille des fichiers joints ne devrait pas dépasser 5Mo (il ne faut pas oublier que tous les prestataires n'ont pas les mêmes capacité au traitement des pièces jointes !)
impact pour mes courriels : Si la pièce jointe est trop lourde, le destinataire ne recevra pas le mail. Une pièce jointe est facilement contaminée par un virus, cela représente un risque. De ce fait, le score de spam des mails avec des pièces jointes est toujours dégradé.
Le saviez-vous ? Vous pouvez utiliser https://grimpel.cc-paysdesaverne.fr pour déposer vos fichiers ! De plus, vous avez des options de sécurisation complémentaires...
Courriel à plusieurs destinataires
Lorsqu'un mail concerne plusieurs destinataires, il faut respecter plus de règles...
- On n'indique JAMAIS dans les champs A: ou Cc: des adresses emails de personnes qui ne se connaissent pas entre elles.
- On place les listes de diffusion TOUJOURS dans le champ A: (en effet, des prestataires refusent l'envoi de courriels à large diffusion en utilisant les autres champs). Par ailleurs, si l'envoi se fait à une liste de diffusion, NE PAS EN AJOUTER DAVANTAGE (en effet, si une personne se trouve dans les 2 listes de diffusion, elle va recevoir le message en double, par ailleurs, cela va inciter les logiciels antispam à marque votre courriel comme spam)
- Si le courriel concerne des destinataires qui ne se connaissent pas entre eux, on utilise TOUJOURS le champ CCi: (copie cachée invisible). Le champ A: n'est pas nécessairement complété.
impact pour mes courriels : le non respect des usages ci-dessus, ainsi que l'envoi d'un mail à un grand nombre de destinataires, qui plus est si certains sont en doublon, va très vite marquer votre mail comme indésirable...
Le saviez-vous ? Vous n'avez pas le droit de transférer un courriel vous étant personnellement adressé à un tiers, sans le consentement de l'émetteur du courriel : seul les courriels adressés à une adresse institutionnelle ou émis par cette dernière devraient pouvoir être transférés
En conclusion, le respect de ces quelques règles peut vous éviter bien des désagréments.